Електронні трудові книжки: до 10 червня 2026 року українці їх потрібно оцифрувати

Електронні трудові книжки

В Україні триває перехід на електронні трудові книжки (на електронний облік трудової діяльності), який є важливою частиною цифровізації держави. Пенсійний фонд України нагадує, що всі громадяни повинні перевести свої паперові трудові книжки в електронний формат до 10 червня 2026 року. Це необхідно для того, щоб забезпечити точний облік стажу, спростити доступ до державних послуг онлайн та в майбутньому автоматично призначати пенсії.

Коли та кого це стосується

Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» було ухвалено ще у 2021 році. Він передбачив п’ятирічний перехідний період, який завершується влітку 2026 року. Процес оцифрування стосується всіх застрахованих осіб та роботодавців.

АО "Енергія права": Швидка допомога з оцифруванням трудових книжок та внесенням даних у реєстр Пенсійного фонду.

Електронна трудова книжка – це цифровий аналог паперового документа. Вона містить інформацію про роботу, освіту та кваліфікацію працівника. Найбільш важливим оцифрування є для підтвердження страхового стажу, набутого до 2004 року. Відомості про роботу після цієї дати вже внесені до реєстру на підставі звітів роботодавців і додаткового підтвердження не потребують.

Чому це важливо і якими можуть бути наслідки

Основна мета переходу на цифрові дані – захистити інформацію. Електронна версія гарантує збереження даних навіть у разі втрати, крадіжки або пошкодження паперового документа. Крім того, це дозволяє громадянам самостійно контролювати свій стаж у режимі онлайн.

Несвоєчасне переведення даних у цифровий формат може призвести до таких наслідків:

• скорочення страхового стажу або його часткова втрата в електронній системі;

• затримки під час оформлення пенсії;

• необхідність особисто відвідувати органи Пенсійного фонду замість автоматичного призначення виплат.

Водночас у Пенсійному фонді зазначають: якщо скан-копію не буде подано вчасно, це не має призвести до повної втрати вже набутого стажу, оскільки основним документом для періодів до 2004 року залишається паперова книжка. Проте цифровізація є обов’язковою вимогою закону для вдосконалення обліку.

Як відбувається процес оцифрування

За внесення відомостей до Державного реєстру відповідають як роботодавці (юридичні особи та підприємці), так і самі працівники. Для того щоб самостійно перевести документ у цифровий вигляд, необхідно:

1. Підготувати скан-копії: зробити чіткі кольорові зображення всіх сторінок трудової книжки в хронологічному порядку (формат файлів – JPG або PDF).

2. Авторизуватися: зайти на портал електронних послуг Пенсійного фонду України за допомогою Кваліфікованого електронного підпису (КЕП).

3. Завантажити дані: у розділі «Комунікації з ПФУ» обрати пункт «Відомості про трудові відносини», заповнити необхідну інформацію та прикріпити підготовлені скани, підписавши їх КЕП.

Перевірити, чи вже оцифрована ваша трудова книжка, можна в особистому кабінеті на порталі ПФУ або через мобільний застосунок у розділі «Електронна трудова книжка». У разі виявлення неточностей громадяни мають можливість подати звернення для їх виправлення онлайн.